🧩 WorkmateOS — Phase 2 (Backoffice & CRM) Concept

Datum: 24. Oktober 2025 Projekt: WorkmateOS — Phase 2 (Backoffice Layer) Ersteller: Joshua Phu Kuhrau Firma: K.I.T. Solutions

🎯 Zielsetzung

Phase 2 erweitert den Core um die operativen Geschäftsprozesse:
Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Projekte, Rechnungen und interne Kommunikation.

Der Fokus liegt auf API-first-Design, sauberer Modularität und der Vorbereitung der späteren UI-Schicht (Workmate OS Shell).

⚙️ Systemübersicht

Technische Architektur 

graph TD
    subgraph CORE["Core Layer 🧠"]
        EMP[Employees]
        DEP[Departments]
        ROL[Roles & Permissions]
        DOC[Documents]
        REM[Reminders]
        DAS[Dashboards]
    end

    subgraph BACKOFFICE["Backoffice Layer ⚙️"]
        CRM[Customers & Contacts]
        PROJ[Projects / Tickets]
        TIME[Time Tracking]
        INV[Invoices & Quotes]
        EXP[Expenses / Finance]
        CHAT[Internal Notes / Chat]
    end

    subgraph OS["Workmate OS / UI Layer 💻"]
        UI[Dashboard UI]
        API[/FastAPI Endpoints/]
    end

    EMP --> CRM
    DEP --> PROJ
    ROL --> BACKOFFICE
    DOC --> INV
    REM --> BACKOFFICE
    BACKOFFICE --> DAS
    CRM --> PROJ --> TIME --> INV --> EXP
    BACKOFFICE --> API --> UI

💡 Funktionaler Ablauf 

flowchart LR
    A["Kunde im CRM angelegt"] --> B["Projekt / Ticket erstellt"]
    B --> C["Zeiterfassung gestartet"]
    C --> D["Zeiten & Leistungen in Rechnung übernommen"]
    D --> E["Rechnung generiert + Dokument gespeichert"]
    E --> F["Finanzmodul: Zahlung erfasst"]
    F --> G["Dashboard KPI aktualisiert"]
    G --> H["Reminder / Follow-up gesetzt"]

🧱 Modulübersicht

Modul Zweck API-Endpunkte (geplant) Abhängigkeiten
CRM Kunden & Ansprechpartner 6 Core (Employees, Departments)
Projects / Tickets Auftrags- & Vorgangsverwaltung 6 CRM, Employees
Time Tracking Zeit- und Leistungs­erfassung 5 Employees, Projects
Invoices / Quotes Rechnungen & Angebote (PDF-Generierung) 6 CRM, Time Tracking
Expenses / Finance Ausgaben, Kategorien, Belege 5 Invoices
Internal Chat / Notes Kommunikation & Follow-Ups 4 Employees, Projects
Dashboard (Business) KPI-Layer für Umsatz, Kunden, Zeit 4 Alle oben genannten

🧩 Architektur- und API-Design

Backend:

  • app/modules/backoffice/

    • crm/, time_tracking/, invoices/, expenses/, chat/
  • Einheitliches CRUD-Pattern (nach Core-Vorbild)
  • RESTful Design (/api/backoffice/<modul>)
  • Erweiterte Alembic-Migrations
  • Background Tasks für Fälligkeiten (Invoices, Reminders)

Frontend (zukünftig):

  • Separate Section /backoffice
  • Tabellen, CRUD-Dialogs, KPI-Cards
  • Business-Dashboard mit Filter- und Suchoptionen

🧠 Technische Erweiterungen

Bereich Änderung
Database Neue Tabellen für Finance (invoices, transactions, expense_categories)
Security Zusätzliche Rollen (finance_admin, sales_rep)
Documents Wiederverwendung für Rechnungs-PDFs
Reminders Automatische Fälligkeitserinnerungen
Metrics Erweiterte Dashboard-KPI (Umsatz, offene Rechnungen, aktive Kunden)

📅 Fahrplan Phase 2

Schritt Ziel Zeitraum
2.1 – CRM Kunden & Kontakte, Such-/Filterlogik 24.–27. Okt
2.2 – Time Tracking Start/Stop-System, Sessions 28.–31. Okt
2.3 – Invoices PDF-Generierung, Rechnungsworkflow 1.–5. Nov
2.4 – Finance / Expenses Belege, Ausgaben 6.–8. Nov
2.5 – Dashboard Business KPI & API-Stats 9.–10. Nov

🧭 Architektur-Philosophie

Ebene Aufgabe
Core Fundament: User, Rollen, Dokumente, Basisdaten
Backoffice Verwaltung & Prozesse
CRM Beziehungen & Kundendaten (vorerst integriert, später eigenständig)
UI/OS Präsentation, Analytics, Automatisierung

Langfristig: CRM und Finance werden eigenständige Module mit eigenen APIs.

Kurzfristig: Integration in Backoffice zur schnellen Umsetzung und besseren Datenkonsistenz.

✅ Nächste Schritte

  • Datenbankmodellierung für CRM & Finance
  • API-Blueprints & Schema-Definition
  • CRUD-Logik vorbereiten
  • Unit-Tests & Seeder-Setup
  • API-Doku für Phase 2 anlegen (/docs/api/backoffice.md)

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