🧩 WorkmateOS — Phase 2 (Backoffice & CRM) — Final Complete Documentation

Stand: 20. November 2025 Projekt: WorkmateOS — Phase 2 (Backoffice Layer) Ersteller: Joshua Phu Kuhrau Firma: K.I.T. Solutions

🎯 Zielsetzung

Phase 2 bildet den vollständigen Backoffice-Layer von WorkmateOS ab — inklusive CRM, Projekten, Zeittracking, Rechnungen, Finance/Expenses, internen Notizen sowie dem Business-Dashboard.

Der Fokus liegt auf:

  • API-first Design
  • vollständiger Modularität
  • sauberer Datenmodellierung
  • Vorbereitung für die kommende Workmate OS UI Shell

⚙️ Systemübersicht

Technische Architektur 

graph TD
    subgraph CORE["Core Layer 🧠"]
        EMP[Employees]
        DEP[Departments]
        ROL[Roles & Permissions]
        DOC[Documents]
        REM[Reminders]
        DAS[Dashboards]
    end

    subgraph BACKOFFICE["Backoffice Layer ⚙️"]
        CRM[Customers & Contacts]
        PROJ[Projects / Tickets]
        TIME[Time Tracking]
        INV[Invoices & Quotes]
        EXP[Expenses / Finance]
        CHAT[Internal Notes / Chat]
    end

    subgraph OS["Workmate OS / UI Layer 💻"]
        UI[Dashboard UI]
        API[/FastAPI Endpoints/]
    end

    EMP --> CRM
    DEP --> PROJ
    ROL --> BACKOFFICE
    DOC --> INV
    REM --> BACKOFFICE
    BACKOFFICE --> DAS
    CRM --> PROJ --> TIME --> INV --> EXP
    BACKOFFICE --> API --> UI

💡 Funktionaler Ablauf 

flowchart LR
    A["Kunde im CRM angelegt"] --> B["Projekt / Ticket erstellt"]
    B --> C["Zeiterfassung gestartet"]
    C --> D["Zeiten & Leistungen in Rechnung übernommen"]
    D --> E["Rechnung generiert + Dokument gespeichert"]
    E --> F["Finanzmodul: Zahlung erfasst"]
    F --> G["Dashboard KPI aktualisiert"]
    G --> H["Reminder / Follow-up gesetzt"]

🧱 Modulübersicht

Alle Module aus Phase 2 wurden erfolgreich strukturiert, implementiert und vollständig in die Backoffice-API integriert.

Modul Zweck API-Endpunkte Status
CRM Kunden & Ansprechpartner ✔️ Fertig (v0.1)
Projects / Tickets Auftragsverwaltung ✔️ Fertig (v0.1)
Time Tracking Zeit- und Leistungs­erfassung ✔️ Fertig (v0.1)
Invoices / Quotes Rechnungen & Angebote ✔️ Fertig (v0.1)
Expenses / Finance Ausgaben, Belege, Kategorien ✔️ Fertig (v0.1)
Internal Chat / Notes Kommunikation & Follow-Ups ✔️ Fertig (v0.1)
Dashboard (Business) KPI-Layer (Basis) ✔️ Fertig (Basis)

🧩 Architektur- und API-Design

Backend (FastAPI / SQLAlchemy):

  • app/modules/backoffice/<module>
  • Einheitliches CRUD-Pattern (Core-Vorbild)
  • RESTful Endpoints unter /api/backoffice/...
  • Vollständig generierte Swagger-Dokumentation
  • Alembic-Migrations für alle Tabellen
  • Relationen zwischen allen Modulen vollständig implementiert

Frontend (zukünftig):

  • Backoffice UI unter /backoffice
  • Tabellenansichten, Filter, CRUD-Dialogs
  • KPI-Cards und Business-Dashboard
  • WorkmateOS UI Shell (Phase 3)

🧠 Technische Erweiterungen

Bereich Umsetzung in Phase 2
Database Tabellen für CRM, Projects, Time, Invoices, Finance
Security Rollen & Berechtigungen für Finance/Admin erweitert
Documents Anbindung für Rechnungs-PDFs vorbereitet
Reminders Modul angebunden für spätere automatische Fälligkeiten
Metrics KPI-Basis vorhanden (Expenses, Projekte, Invoices)

📅 Phase‑2 Fortschritt – Neu aktualisiert

Alle Module aus Phase 2 wurden komplett bearbeitet:

🟩 Abgeschlossen (v0.1 funktionsfähig)

  • CRM
  • Projects
  • Time Tracking
  • Invoices (ohne PDF)
  • Expenses / Finance
  • Internal Notes / Chat
  • Dashboard (Basis)

🟦 In Arbeit / Erweiterungen für v0.2+

  • PDF-Generierung für Invoices
  • Erweiterte KPIs (Umsatz, Forecast)
  • Zahlungsstatus im Finance-Modul
  • Automatisiertes Time‑Tracking (Start/Stop)
  • Reminder-Automation für Fälligkeiten
  • Dokumentanhänge für Expenses

🟥 Phase 3 (OS Shell & UI)

  • WorkmateOS Desktop UI
  • Widgets & Live KPIs
  • Multi‑Modul Dashboard

🧭 Architektur‑Philosophie

Ebene Mission
Core Fundament (Employee, Docs, Roles, Reminders)
Backoffice Verwaltung & Geschäftsprozesse
CRM Kundenbeziehungen (jetzt Teil von Backoffice, später eigenständig)
OS/UI Präsentation, Automatisierung, Analytics

Kurzfristig: Backoffice integriert für Geschwindigkeit und Konsistenz. Langfristig: CRM, Invoices und Finance werden eigenständige Micro‑APIs.

📌 Zusammenfassung – Phase 2 abgeschlossen

Phase 2 ist vollständig implementiert. Alle Module existieren, jede Tabelle ist erstellt, alle CRUD-Operationen funktionieren, die Backoffice-API ist live und der gesamte Layer ist bereit für Phase 3.

✔️ Backoffice voll funktionsfähig (v0.1) ✔️ End-to-End Geschäftsprozesse technisch abbildbar ✔️ Grundlage für WorkmateOS UI Shell steht ✔️ Modular, API-first, erweiterbar

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